Quản trị thông tin doanh nghiệp

Chia sẻ bài viết

Giới thiệu

Khái niệm thông tin ngày nay gắn liền với ý nghĩa là thông tin điện tử, được sinh ra, lưu trữ, xử lý và phân phối trong mọi hoạt động của một tổ chức/doanh nghiệp (viết tắt là DN) bằng các công cụ của công nghệ thông tin (CNTT) như máy tính, phần mềm, hệ thống viễn thông, … Khi thông tin được nhìn nhận là nguồn lực quan trọng trong các DN thì vấn đề quản trị thông tin (QTTT) sẽ phải được xem xét một cách hệ thống và phân tích kỷ lưỡng. Việc sử dụng hiệu quả nguồn lực này để phục vụ cho quá trình phát triển của DN đang được quan tâm hàng đầu hiện nay.

CNTT sẽ giúp DN đo lường được năng suất kinh doanh, nhu cầu khách hàng, kiểm soát lượng hàng tồn kho, nắm bắt tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh, … Như vậy bất cứ DN nào đang đứng trước cơ hội phát triển, nếu không lấy CNTT làm công cụ quản lý thì hệ thống khó vận hành và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. Mục đích chính yếu của CNTT là phục vụ cho hoạt động quản trị, kinh doanh của DN và mang tầm chiến lược.

Điều chúng ta băn khoăn hiện nay đó là vai trò của các nhà QTTT trong DN trên thực tế chỉ là người trông coi các hệ thống thông tin  hay là nhà lãnh đạo chiến lược dùng CNTT để phát triển DN.

Hiện trạng quản lý CNTT của các DN

Ba yếu điểm chính trong hầu hết các DN chúng ta hiện nay, nhất là các DN vừa và nhỏ, đó là tình trạng quản lý rời rạc, nhỏ lẻ; quản lý thủ công, dẫn đến nguồn lưu chuyển thông tin trong DN thiếu chính xác, không kịp thời; và chưa quan tâm đến tính hoạch định, chiến lược.

Khó khăn lớn nhất trong việc triển khai các ứng dụng CNTT là nhận thức của cấp lãnh đạo cao nhất. Trên thực tế, các lãnh đạo thường không ngay lập tức hình dung ra nên ứng dụng CNTT vào đâu và hiệu quả thu được sẽ đạt đến mức độ nào. Trong khi đó các bộ phận nghiệp vụ thường quá tải vì phải giải quyết các tác vụ hàng ngày, nên họ không có nhiều thời gian để xác định xem có thể ứng dụng vào chỗ nào thì tốt. Chính vì vậy người có trách nhiệm đối với thông tin trong DN phải tìm cách thuyết phục, phối hợp, để tìm ra những mảng nghiệp vụ cần phải ứng dụng CNTT và khi triển khai có thể thấy kết quả nhanh nhất.

Tình trạng phổ biến những ứng dụng nhỏ, phi chuẩn, chỉ để đáp ứng những yêu cầu ngắn hạn, do đội ngũ IT trong DN tự xây dựng đang trở thành rào cản vô hình và làm chậm sự thay đổi. Trong khi đó ứng dụng CNTT vào quản lý sản xuất và kinh doanh là yếu tố quan trọng, giúp các DN đi đến thành công.

Thời gian qua, việc ứng dụng CNTT trong DN của Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế. Đa số DN sử dụng CNTT chỉ dừng ở cấp độ các ứng dụng văn phòng, còn với những giải pháp tổng thể, tích hợp, như các phần mềm quản trị nguồn lực, thì vẫn chưa được quan tâm. Tình trạng website không cập nhật thường xuyên và ít quan tâm về an ninh mạng vẫn là phổ biến. Nhiều DN chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm có bản quyền trong mở rộng quan hệ thương mại với nước ngoài, trong khi thương hiệu, các qui chuẩn quốc tế về chất lượng sản phẩm là điều kiện tiên quyết nếu muốn vươn ra thị trường quốc tế một cách bền vững và rộng khắp.

Một số phân tích chỉ ra rằng hiện nay trung bình một DN có hơn 80% ngân sách CNTT chi tiêu theo quy định (thường dùng để điều hành môi trường CNTT hiện tại). Đây là kết quả của hệ thống kế thừa tốn kém, thiếu hụt những kiến trúc hoạt động tốt, đơn giản và linh hoạt. Việc không giải ngân được ngân sách cho CNTT khiến DN không phê chuẩn được những dự án công nghệ mới.

Nội dung không có kết cấu đang chiếm tỉ trọng rất lớn trong mọi DN. Đó là những tài liệu điện tử, e-mail, tin nhắn tức thời, tài liệu giấy, lịch, biên bản lưu các cuộc hội thảo trên Web, hộp thư thoại, thảo luận qua mạng, nội dung Web, dữ liệu từ các giao dịch liên ứng dụng, … Khác với những bản ghi được quản lí bằng cơ sở dữ liệu (CSDL), những nội dung này thường không được sắp xếp cẩn thận, khó tìm và chỉ được kiểm soát bằng hệ thống an ninh và chính sách kiểm soát truy cập. Những tài sản của các phòng ban, gồm kho dữ liệu chứa hầu hết những nội dung không có kết cấu như e-mail, máy chủ chứa tập tin và hệ thống quản lý dữ liệu, sẽ làm tăng nguy cơ rủi ro thay vì làm giảm chúng, bởi vì rất khó thực hiện được chính sách cho tất cả dữ liệu đó.

Để đối phó với sự bùng nổ thông tin, mỗi phòng ban hoặc nhóm làm việc thường thiết lập máy chủ riêng. Đây là một cách làm hợp lý để đáp ứng nhu cầu khoanh vùng thông tin nhanh chóng, nhưng phòng IT sẽ mất quyền kiểm soát những máy chủ này hay không thể quản lí hiệu quả. Sự tiếp cận dữ liệu nhanh, chính xác trở nên phức tạp do khó biết thông tin được lưu ở đâu, đó là loại máy chủ gì, phiên bản phần mềm nào chạy dữ liệu đó, máy chủ và dữ liệu còn tồn tại hay không. Những yêu cầu về tính tương thích và quản lý rủi ro pháp lý sẽ trở nên rất khó khăn. Trong khi đó người sử dụng hệ thống có thể không hài lòng với thời gian đáp ứng của máy chủ và việc tìm kiếm dữ liệu gặp khó khăn. Lúc đó họ sẽ gửi tài liệu bằng file đính kèm qua e-mail hay lưu giữ trong máy tính cá nhân. Điều này càng làm tăng băng thông mạng, gia tăng chi phí lưu trữ, quá tải e-mail không cần thiết của nhân viên và gây ra vấn đề nghiêm trọng về tính toàn vẹn của thông tin.

Tất cả những vấn đề đã nêu sẽ là bài toán nan giải cho bất cứ DN nào muốn có một sự phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động, đẩy mạnh sản xuất và kinh doanh. Lời giải nằm ở chính bản thân mỗi DN. Chỉ khi ban lãnh đạo nhận thức được đầy đủ vai trò của việc QTTT và người làm công việc QTTT có đủ tầm nhìn và chiến lược hiệu quả, thì đáp án mới thật sự xuất hiện.

Sự phát triển của công nghệ xử lý thông tin

Việc đầu tư cho công nghệ phải được dùng để kết nối quy trình kinh doanh, kết nối giữa con người và con người trong hệ thống đó, bởi vì mục tiêu cuối cùng là các dịch vụ cho người sử dụng CNTT. Các hệ thống LAN, WAN, VoIP, Video-conference, … hiện đại về bản chất cũng chỉ để đảm bảo sự luân chuyển các luồng thông tin bên trong DN. Rõ ràng công nghệ càng tiên tiến thì mức độ hài lòng của người sử dụng càng cao. Nhưng đó chỉ là cơ sở để thiết lập nên hệ thống cung cấp thông tin mà thôi. Trên nền tảng đó nếu thiết lập nên các mô hình công ty điện tử (E-company), nhằm thực hiện tự động hóa các quy trình, như hệ thống liên kết với khách hàng để họ có thể phản ánh nhu cầu của mình, hệ thống kết nối các đại lý ở bất cứ nơi đâu có kết nối Internet, hệ thống giúp người lãnh đạo ra quyết định trực tuyến dựa trên các báo cáo hàng giờ, … thì lúc này thông tin đã được quản lý và đưa đến đúng chỗ, cho đúng người và đúng lúc.

Hiện nay đã có rất nhiều hệ thống tích hợp giúp nâng cao chất lượng quản trị cho DN. Điển hình trong là các hệ thống Hoạch định nguồn lực DN (Enterprise Resource Planning – ERP), Quản trị nội dung DN (Enterprise Content Management – ECM). Trên nền tảng của các hệ thống này, có rất nhiều ứng dụng chuyên biệt được xây dựng. Những ứng dụng này về bản chất lại là những hệ thống thực hiện những chức năng quan trọng nào đó của một DN. Đối với hệ thống tích hợp ERP, chúng ta có thể tạo dựng các phân hệ ứng dụng đặc thù như: quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management – HRM), quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM), quản trị nguồn tài chính (Finance Resource Management – FRM), hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning – MRP), quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM), trí tuệ kinh doanh (Business Intelligence – BI).

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp. ERP là một gói phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, và các module này tương tác với nhau trong môi trường tích hợp.

Ví dụ như hệ thống BI sẽ tận dụng ưu thế có thể đưa ra các phân tích sâu theo nhiều chiều giúp lãnh đạo có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào. Bằng cách đo lường các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPI – Key Performance Indicator) về số lần bảo hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được từ những mặt hàng đó, BI sẽ cho biết được những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ đó ra quyết định loại bỏ hay cải tiến thành một sản phẩm mới. Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán được… của các chương trình khuyến mãi, quảng cáo, BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình. Ngoài ra BI cung cấp cho DN cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu… để DN có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ, hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.

Trong khi đó, hệ thống tich hợp ECM là những chiến lược, phương pháp và công cụ được sử dụng để nắm bắt, quản lý, lưu trữ, bảo quản và phân phối nội dung và các tài liệu có liên quan đối với những quá trình hoạt động của tổ chức. Hệ thống ECM cho phép QTTT không cấu trúc của tổ chức bất cứ nơi nào có mặt thông tin. ECM có 3 vai trò chính:

1)    Phần mềm trung chuyển tích hợp: là thành phần trung gian (Enterprise Application Integration – EAI) để kết nối các cấu tử quan trọng liên quan đến CNTT của doanh nghiệp (như ERP, CRM, HRM, …) và là thành phần thiết yếu của các ứng dụng định hướng phục vụ nhu cầu doanh nghiệp.
2)    Đóng vai trò phục vụ độc lập: dùng để quản lý thông tin mà không cần quan tâm đến nguồn gốc hay yêu cầu sử dụng, để có thể sử dụng cho tất cả các loại ứng dụng khác nhau. Mục tiêu chính là để tránh sự dư thừa, phung phí và khó khăn khi duy trì nhiều chức năng cùng hoạt động song song.
3)    Đóng vai trò kho chứa tất cả các loại thông tin: nơi tất cả các loại ứng dụng đều sử dụng chung và sẵn sàng cung cấp đầy đủ thông tin cho tất cả các ứng dụng.

Lĩnh vực ứng dụng truyền thống của ECM bao gồm: Quản lý tài liệu (DM – Document Management), Cộng tác (Collaboration – các hệ thống hỗ trợ, phần mềm nhóm), Quản lý nội dung web (WCM – Web Content Management, bao hàm cả các cổng thông tin), Quản lý hồ sơ (RM – Records Management, bao hàm tài liệu lưu trữ và các hệ thống quản lý lưu trữ), và Quản lý Qui trình/Quá trình kinh doanh (WF/BPM – Workflow / Business Process Management).

Vai trò của nhà quản trị thông tin

Theo thời gian, thông tin thường nhật cần xử lý trong các hoạt động kinh doanh của DN ngày càng nhiều lên và chúng ta phải luôn nỗ lực để nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất, đúng lúc nhất, trong khối thông tin khổng lồ do chính mình tạo nên.

Có lẽ bất cứ DN nào cũng mong muốn giành và giữ được vị trí hàng đầu trên thị trường. Điều đó có được nhờ một chiến lược kinh doanh chú trọng vào sự khác biệt mang tính cạnh tranh và sự tôn trọng khách hàng. Sự thành công nằm ở chổ ý thức của DN đối với tài sản quý nhất của mình là nhân viên, cùng với tri thức và khối lượng thông tin chất lượng. Như vậy vẫn chưa đủ, DN còn cần phải có chiến lược chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp để quản trị và sử dụng một cách hiệu quả.

Như một nhu cầu tất yếu, trong DN sẽ phải xuất hiện một nhà QTTT (Chief Information Officer – CIO). CIO sẽ là người tham gia thực hiện các kế hoạch kinh doanh, hoạch định xây dựng từng bước hạ tầng thông tin cho công ty và vận dụng hạ tầng thông tin này cùng với các quy tắc hành chính để quản lý, điều hành … Lúc ban đầu, CNTT đơn giản chỉ là những chiếc máy tính, thì vai trò của người quản lý CNTT chỉ đơn thuần là người giám sát. Bước sang thời điểm DN đã quan tâm tới tính hiệu quả của các nhà hỗ trợ CNTT, thì người quản lý này được nâng lên mức quản lý việc xử lý số liệu. Đến khi công nghệ thông dụng là Internet, thiết bị không dây, thì vai trò của người quản lý đã trở nên rất quan trọng. Cuối cùng trong thời đại kinh tế tri thức, họ đã trở thành các CIO, những nhà lãnh đạo cấp cao trong DN.

Ở nhiều quốc gia, số lượng CIO tại các DN đang tăng lên nhanh chóng, song song với nó là bước chuyển biến của việc QTTT từ mức hoạt động tác nghiệp sang tầm quản lý chiến lược sản xuất kinh doanh. Không chỉ các tập đoàn lớn như IBM hay Microsoft mới cần thực hiện tốt công tác QTTT để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các DN vừa và nhỏ cũng phải chú ý đến điều đó.

Trong DN, vị trí của CIO chính là điểm giao nhau của hai luồng quan hệ đối nội và đối ngoại. Trong quan hệ đối nội, CIO là trung gian giữa những vị trí quan trọng nhất: giám đốc điều hành (CEO), giám đốc tài chính (CFO), giám đốc nhân sự (CPO), các cổ đông và những người sử dụng hệ thống thông tin. Trong quan hệ đối ngoại, CIO có trách nhiệm làm thông suốt thông tin với khách hàng, các công ty đối tác, với ngân hàng và công ty mẹ.

Một CIO đúng nghĩa sẽ phải cùng lúc theo đuổi các nhiệm vụ quan trọng sau:

– Thiết lập chiến lược phát triển ICT cho DN, bao gồm các dự án phát triển và nguyên tắc quản lý;
– Thiết kế, xây dựng, duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống CNTT trong DN;
– Quản lý và phân tích hệ thống thông tin, CSDL;
– Quản lý tài sản tri thức DN;
– Quản lý hệ thống tái cơ cấu quá trình kinh doanh (Business Process Re-engineering – BPR), các sáng kiến, thực hiện cải cách.

Đây là công việc nặng nề đòi hỏi kỹ năng và năng lực quản lý lớn. Nhưng trong môi trường kinh doanh, CNTT không phải là yếu tố quyết định cho sự thành công của CIO. Sự thành công của một CIO còn phụ thuộc vào tầm nhìn của người lãnh đạo chứ không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nếu lãnh đạo có tầm nhìn đúng về thông tin, thì các CIO sẽ làm tốt nhiệm vụ của mình và ngược lại. Ví dụ như việc xác định đúng nhu cầu của DN trong từng thời điểm đối với các phần mềm. Nếu chỉ ở giai đoạn đưa CNTT vào một số công đoạn nhất định để nhân viên làm quen với hiệu quả của việc ứng dụng chúng, thì ERP hay ECM chưa phải là lựa chọn cần thiết. Thay vào đó là sự nhanh nhạy trong nắm bắt các yêu cầu thay đổi trong một số qui trình để đưa vào sử dụng các phần mềm ứng dụng nhỏ. Khi DN đã lớn mạnh, nhu cầu phải quản lý tối ưu các hoạt động để tăng năng lực cạnh tranh, thì các giải pháp hệ thống tích hợp là lựa chọn đúng đắn.

Để đảm đương được những nhiệm vụ quan trọng, CIO cần phải hội đủ được 3 tố chất: năng lực lãnh đạo tốt; hiểu biết sâu về ICT; và có năng lực phân tích, xử lý thông tin cao. Bên cạnh đó, họ cũng phải đáp ứng những tiêu chuẩn quan trọng khác như: khả năng nhìn xa trông rộng; tự tin, sáng suốt khi ra quyết định; nắm vững mục tiêu, nguyên tắc khi tiến hành công việc. Như vậy, CIO phải: nắm vững các công nghệ có tác dụng thúc đẩy công ty phát triển; hiểu biết về công việc kinh doanh; có khả năng giao tiếp tốt; có năng lực quản lý và năng lực thực hiện những đổi thay mang lại lợi ích cho công ty; có hiểu biết sâu rộng và kinh nghiệm về ngành công nghiệp đặc thù; có khả năng tập hợp, phát triển và duy trì đội ngũ các nhà chuyên môn có trình độ cao.

Trên thực tế thì trình độ CNTT của CIO không nhất thiết phải rất chuyên sâu, mà chỉ cần có những hiểu biết mang tính nguyên lý, cơ bản, nhưng phải rộng và bao quát. Họ phải biết phác thảo khung chiến lược nhằm tính toán những khoản đầu tư cần thiết để đáp ứng được quy định dựa trên khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh, chứ không chỉ đáp ứng hạn mức thời gian trong ngắn hạn. Những DN kinh doanh hiệu quả nhất luôn luôn sử dụng CNTT để tạo ra sự khác biệt, đem lại sức cạnh tranh cao, giảm chi phí thông qua sự hợp nhất, độ chính xác cao của thông tin, và những quy trình kinh doanh tối ưu. Tất cả mục tiêu này phải đặt lên hàng đầu trong bất cứ nỗ lực nào nhằm đáp ứng quy định lâu dài liên quan đến CNTT để tránh lãng phí nguồn ngân sách quý giá.

Dấu ấn của một CIO chính là luôn biết cách sử dụng công nghệ cho mọi qui trình và mọi đối tượng liên quan trong hoạt động doanh nghiệp. Quan trọng hơn là phải biết tư duy được ngôn ngữ kinh doanh bằng ngôn ngữ kỹ thuật. Một số nhiệm vụ của các CIO trong thời điểm hiện nay là:

– Kết hợp CNTT với công việc kinh doanh, nhằm đảm bảo sự tăng trưởng và đổi mới cho DN;
– Đảm bảo tầm nhìn xuyên suốt sơ đồ tổ chức của DN, cùng với sự am tường về công nghệ để trở thành một tác nhân thay đổi công việc kinh doanh, chuyển dần sang vai trò tổ chức và hoạch định chiến lược kinh doanh.
– Phân tán nguồn lực của DN một cách hợp lý, và chuyển đổi sự tập trung từ việc quản lý hiệu quả và cắt giảm chi phí sang việc tạo ra những cách thức mới để tăng tính cạnh tranh cho DN;
– Đi đầu trong sự thay đổi, bằng cách tập trung đầu tư sức lực vào các quy trình nghiệp vụ, các mối quan hệ, luồng thông tin và dịch vụ;
– Nghiên cứu mọi khả năng để cắt giảm chi phí, bằng cách xem CNTT như một cách thức để cung cấp những giải pháp linh hoạt và hiệu quả, như tận dụng các lợi thế của công nghệ ảo hóa để tận dụng tối đa không gian làm việc, mà vẫn đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả của ứng dụng, hay mô hình phần mềm là dịch vụ (Software as a Service – SaaS).
– Nắm lấy và khai thác hiệu quả truyền thông xã hội;
– Xây dựng đội ngũ chuyên gia CNTT chất lượng cao cho DN.

Kết luận

Thị trường CNTT Việt Nam sang thập kỷ mới vẫn sẽ phát triển sôi động. Việc ứng dụng CNTT ở mọi DN sẽ khó có thể phát triển nếu như không có một quy trình điều hành và QTTT chuyên nghiệp với một chức danh chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và toàn thể công ty như CIO. Họ là nhà QTTT chứ không đơn thuần là người triển khai công nghệ.

Bởi vì thương trường là chiến trường, trong sự cạnh tranh ấy, thông tin thực sự là một cuộc chiến đấu hết sức quan trọng và không thể khoan nhượng. Trong cuộc chiến tranh thông tin này, có những tín hiệu không phải ai cũng có thể nhận thấy và để xử lý được các thông tin đó thì nhiều khi bộ phận trợ lý thông tin lại không có đủ kiến thức chuyên môn và tầm nhìn cần thiết. Do vậy, việc các DN có sự nhìn nhận một cách rõ ràng về mục tiêu, ý nghĩa và chất lượng hệ thống thông tin của mình thông qua CIO sẽ là sự đảm bảo cho sự phát triển bền vững.

Chúng ta có thể nhận thấy là công nghệ tự thân nó không tạo ra gì cả – không công việc kinh doanh mà cũng không phát triển bền vững. CNTT không thể đem lại điều kỳ diệu nào cho DN nếu như DN không biết khai thác nó một cách khôn ngoan và có sách lược.

Hoang Thu Ha – FET|ITC

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *